貿易実務担当者

一般的には、Word で本文と要点を中国語で作成し、外部に送る段落を選択範囲翻訳するか、文書全体を全文翻訳します。翻訳後は原文と照らし合わせて段落ごとに確認し、確認が済んだらメールやチャットツールにコピーして送信できます。

ビジネス向けの文体に統一したい場合は、Word メニューの「AI アシスタント」→「カスタム Prompt」でプリセット（例：「フォーマルなビジネス英語に翻訳し、宛名には Dear を使用」）を有効にすると、全文翻訳や選択範囲翻訳の際にモデルへ併せて送信されます。複雑な推敲も、サイドバーの「AI チャット」で複数回やり取りして修正した後、文書に書き込めます。

契約書や見積書には、階層化された番号、表、太字の見出しがよく含まれます。まず Word でコピーを別名で保存し、そのコピーを全文翻訳して、原本は照合用に残しておくことをお勧めします；個別の条項は選択範囲翻訳で段落ごとに確認できます。サイドバーでは段落ごとに原文と訳文を表示でき、訳文に満足できない場合は、その段落を元に戻せます。

TopCopilot は表の構造、リストの階層、相互参照などの書式をできる限り保持しますが、法律用語や数値・金額は人の手で確認する必要があります。AI の特性上、訳文が原文と一字一句対応することは保証できません。署名や外部への送信の前に、業務担当者または法務担当者による再確認を行ってください。

多言語の取扱説明書では、製品名、型番、仕様の訳語を統一する必要があります。「用語集」で原文 / 訳文の用語を管理して有効にすると、全文翻訳や選択範囲の翻訳に自動適用され、同じ SKU の訳名が言語バージョンごとにばらつくのを抑えられます。

長い取扱説明書は章ごとに分割できます：Word 内で各章を独立した段落にし、選択範囲の翻訳で現在の章を処理するか、章ごとに全文翻訳してから言語別の独立した文書にまとめ、印刷用に納品するか顧客ポータルにアップロードします。

外部に送信する前に、次の点を確認することをおすすめします：表のレイアウトが崩れていないか、番号が連続しているか、通貨や単位に誤訳がないか。サイドバーで段落ごとに対照表示すると、翻訳漏れの段落をすばやく見つけられます；相手からの文面を理解するだけなら、「選択テキスト翻訳」を使い、本文を変更せずにサイドバーで訳文を読めます。

見積書や製品リストは Excel で提供されることが多く、数式列（単価×数量、税込金額）や数値形式（桁区切り、日付）が翻訳時に書き換えられてはいけません。具体的な処理方法、操作手順、よくあるエラーの対処法は《Excel の表を英語に一括翻訳し、数式と書式を保持するには？》をご覧ください。