Professionnels du commerce international

Une pratique courante consiste à rédiger le corps du texte et les points clés en chinois dans Word, puis à traduire les paragraphes à envoyer à l’aide de la traduction de sélection, ou à traduire l’intégralité du courrier. Vous pouvez ensuite vérifier la traduction paragraphe par paragraphe en la comparant à l’original, puis, après validation, la copier dans votre messagerie électronique ou instantanée pour l’envoyer.

Pour harmoniser le ton professionnel, activez un préréglage dans le menu Word « Assistant AI »→« Prompt personnalisé » (par exemple « Traduire en anglais commercial formel, avec Dear comme formule d’appel »). Il sera transmis au modèle lors de la traduction intégrale ou de la traduction d’une sélection. Pour des retouches plus complexes, utilisez « Conversation AI » dans le volet latéral afin d’affiner le texte en plusieurs échanges avant de l’insérer dans le document.

Les contrats et devis contiennent souvent une numérotation à plusieurs niveaux, des tableaux et des titres en gras. Il est conseillé d’enregistrer d’abord une copie dans Word, puis de traduire intégralement cette copie en conservant l’original comme référence; pour certaines clauses, utilisez la traduction de sélection afin de les vérifier paragraphe par paragraphe. Le volet latéral permet d’afficher l’original et la traduction de chaque paragraphe, et de restaurer le paragraphe si le résultat ne vous convient pas.

TopCopilot préserve autant que possible la structure des tableaux, les niveaux des listes et les renvois, mais une vérification humaine des termes juridiques et des montants reste nécessaire. En raison du fonctionnement de l’AI, une correspondance mot à mot entre la traduction et l’original ne peut être garantie. Avant toute signature ou tout envoi externe, faites vérifier le document par l’équipe commerciale ou juridique.

Les notices multilingues exigent une traduction cohérente des noms de produits, des modèles et des caractéristiques techniques. Une fois les entrées source / traduction renseignées et activées dans le « glossaire », elles sont automatiquement appliquées à la traduction du document entier ou d’une sélection, ce qui limite les variations de dénomination d’un même SKU entre les versions linguistiques.

Les notices longues peuvent être divisées en chapitres: dans Word, placez chaque chapitre dans une section distincte, puis traduisez le chapitre en cours à l’aide de la traduction de sélection, ou traduisez intégralement chaque chapitre avant de les regrouper dans un document distinct pour chaque langue, à transmettre ensuite à l’impression ou à importer sur le portail client.

Avant tout envoi externe, vérifiez les points suivants: les tableaux sont-ils bien alignés, la numérotation est-elle continue, les devises et les unités sont-elles correctement traduites. La comparaison paragraphe par paragraphe dans le volet latéral permet de repérer rapidement les passages non traduits; si vous souhaitez simplement comprendre un message reçu, utilisez la « traduction du texte sélectionné » pour lire la traduction dans le volet latéral sans modifier le corps du document.

Les devis et les listes de produits sont souvent fournis au format Excel; les colonnes contenant des formules (prix unitaire×quantité, montant TTC) et les formats numériques (séparateurs de milliers, dates) ne doivent pas être modifiés lors de la traduction. Pour les méthodes de traitement, les étapes à suivre et la résolution des erreurs courantes, consultez « Comment traduire en anglais des tableaux Excel par lots tout en conservant les formules et la mise en forme? ».