Chuyên gia thương mại quốc tế

Cách làm phổ biến là soạn nội dung chính và các điểm quan trọng bằng tiếng Trung trong Word, sau đó dịch vùng chọn cho các đoạn cần gửi ra ngoài, hoặc dịch toàn bộ thư. Sau khi dịch, đối chiếu từng đoạn với bản gốc, xác nhận rồi sao chép vào email hoặc công cụ nhắn tin để gửi.

Nếu cần thống nhất giọng điệu thương mại, có thể bật cài đặt trước trong menu Word «Trợ lý AI» → «Prompt tùy chỉnh» (ví dụ «Dịch sang tiếng Anh thương mại trang trọng, dùng Dear để xưng hô»), cài đặt này sẽ được gửi cùng khi dịch toàn văn hoặc vùng chọn. Với việc trau chuốt phức tạp, có thể dùng «Trò chuyện AI» ở thanh bên để sửa nhiều vòng rồi ghi vào tài liệu.

Hợp đồng, báo giá thường chứa đánh số nhiều cấp, bảng và tiêu đề in đậm. Khuyến nghị trước tiên lưu một bản sao trong Word, dùng dịch toàn văn trên bản sao, giữ nguyên bản gốc để đối chiếu; với từng điều khoản có thể dùng dịch vùng chọn để kiểm tra từng đoạn, thanh bên hỗ trợ xem bản gốc và bản dịch theo từng đoạn, nếu không hài lòng có thể khôi phục đoạn đó.

TopCopilot cố gắng giữ nguyên định dạng như cấu trúc bảng, cấp độ danh sách và tham chiếu chéo, nhưng vẫn cần kiểm tra thủ công thuật ngữ pháp lý và số tiền. Do đặc tính AI, bản dịch không thể đảm bảo khớp từng chữ với bản gốc, vui lòng để bộ phận nghiệp vụ hoặc pháp lý rà soát trước khi ký hoặc gửi ra bên ngoài.

Hướng dẫn đa ngôn ngữ yêu cầu cách dịch nhất quán cho tên sản phẩm, mã model, thông số. Sau khi duy trì mục bản gốc / bản dịch trong «Bảng thuật ngữ» và bật lên, dịch toàn văn hoặc dịch vùng chọn sẽ tự động áp dụng, giảm sự sai lệch tên dịch của cùng một SKU giữa các phiên bản ngôn ngữ.

Hướng dẫn dài có thể chia thành chương: mỗi chương tạo thành một phần riêng trong Word, dùng dịch vùng chọn để xử lý chương hiện tại, hoặc dịch toàn văn từng chương rồi gộp thành tài liệu riêng cho từng ngôn ngữ, sau đó giao in hoặc tải lên cổng thông tin khách hàng.

Trước khi gửi ra bên ngoài nên kiểm tra: bảng có bị lệch không, đánh số có liên tục không, đơn vị tiền tệ và đơn vị đo có bị dịch sai không. Đối chiếu theo đoạn ở thanh bên giúp nhanh chóng phát hiện đoạn bị bỏ sót; nếu chỉ cần hiểu thư đến của đối phương, có thể dùng «Dịch từ được chọn» để đọc bản dịch ở thanh bên mà không thay đổi nội dung chính.

Báo giá, danh sách sản phẩm thường được cung cấp dưới dạng Excel, cột công thức (đơn giá×số lượng, số tiền bao gồm thuế) và định dạng số (dấu phân cách hàng nghìn, ngày tháng) không được bị thay đổi theo bản dịch. Về cách xử lý cụ thể, các bước thao tác và khắc phục lỗi thường gặp, xem «Làm thế nào để dịch hàng loạt bảng Excel sang tiếng Anh mà vẫn giữ công thức và định dạng?».