무역 종사자

일반적으로 Word에서 중국어로 본문과 요점을 작성한 뒤, 외부에 보낼 단락을 선택 영역 번역하거나, 서신 전체를 번역합니다. 번역 후 원문과 단락별로 대조하여 확인하고, 확인이 끝나면 이메일이나 메신저에 복사하여 전송할 수 있습니다.

비즈니스 어조를 통일하려면, Word 메뉴의 “AI 도우미”→“사용자 지정 Prompt”에서 사전 설정을 활성화하세요(예: “격식 있는 비즈니스 영어로 번역하고, 호칭은 Dear 사용”), 전체 또는 선택 영역 번역 시 모델에 함께 전달됩니다. 복잡한 문장 다듬기는 사이드바의 “AI 대화”에서 여러 차례 수정한 후 문서에 반영할 수도 있습니다.

계약서와 견적서에는 다단계 번호 매기기, 표 및 굵게 표시된 제목이 자주 포함됩니다. 먼저 Word에서 사본을 다른 이름으로 저장하고, 사본에 전체 번역을 적용한 뒤, 원본은 대조용으로 보관하는 것을 권장합니다; 개별 조항은 선택 영역 번역으로 단락별 대조 확인을 할 수 있으며, 사이드바에서 원문과 번역문을 단락별로 확인하고, 만족스럽지 않은 단락은 복원할 수 있습니다.

TopCopilot은 표 구조, 목록 계층 및 상호 참조 등의 서식을 최대한 유지하지만, 법률 용어와 숫자 및 금액은 사람이 확인해야 합니다. AI의 특성상, 번역문이 원문과 단어 단위로 일치한다고 보장할 수 없으므로, 서명하거나 외부에 보내기 전에 업무 담당자 또는 법무 담당자의 재검토를 받으세요.

다국어 설명서에서는 제품명, 모델명, 사양의 번역을 일관되게 유지해야 합니다. “용어집”에 원문 / 번역문 항목을 등록하고 활성화하면 문서 전체 또는 선택 영역 번역 시 자동으로 적용되어, 동일한 SKU의 명칭이 언어별 버전마다 달라지는 문제를 줄일 수 있습니다.

긴 설명서는 장별로 나눌 수 있습니다: Word에서 각 장을 별도 단락으로 구성한 뒤 선택 영역 번역으로 현재 장을 처리하거나, 장별로 전체 번역한 후 언어별 독립 문서로 병합하여 인쇄용으로 전달하거나 고객 포털에 업로드할 수 있습니다.

외부로 발송하기 전에 다음 사항을 확인하는 것이 좋습니다: 표의 정렬이 어긋나지 않았는지, 번호가 연속적인지, 통화와 단위가 잘못 번역되지 않았는지 확인하세요. 사이드바에서 단락별로 대조하면 번역이 누락된 단락을 빠르게 찾을 수 있습니다; 상대방의 서신 내용을 이해하기만 하면 되는 경우, “선택 텍스트 번역”으로 본문을 수정하지 않고 사이드바의 번역문을 읽을 수 있습니다.

견적서와 제품 목록은 주로 Excel로 제공되며, 수식 열(단가×수량, 세금 포함 금액) 과 숫자 형식(천 단위 구분 기호, 날짜) 은 번역 과정에서 변경되면 안 됩니다. 구체적인 처리 방법, 작업 단계, 일반적인 오류 해결 방법은 《Excel 표를 영어로 일괄 번역하면서 수식과 서식을 유지하려면?》을 참고하세요.