ผู้ประกอบธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ

วิธีปฏิบัติทั่วไปคือร่างเนื้อหาและประเด็นสำคัญเป็นภาษาจีนใน Word จากนั้นแปลเฉพาะย่อหน้าที่ต้องการส่งออกภายนอก หรือแปลจดหมายทั้งฉบับ หลังการแปลสามารถเทียบกับต้นฉบับทีละย่อหน้าเพื่อตรวจสอบ เมื่อยืนยันแล้วจึงคัดลอกไปยังอีเมลหรือแอปแชทเพื่อส่ง

หากต้องการน้ำเสียงทางธุรกิจที่สม่ำเสมอ สามารถเปิดใช้พรีเซ็ตในเมนู Word "ผู้ช่วย AI" → "Prompt ที่กำหนดเอง" (เช่น "แปลเป็นภาษาอังกฤษธุรกิจอย่างเป็นทางการ ใช้ Dear ในการขึ้นต้น") ระบบจะส่งพรีเซ็ตนี้ไปยังโมเดลพร้อมกับการแปลทั้งฉบับหรือเฉพาะส่วนที่เลือก สำหรับการขัดเกลาที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น สามารถใช้ "แชท AI" ในแถบด้านข้างเพื่อแก้ไขหลายรอบแล้วจึงเขียนผลลัพธ์ลงในเอกสาร

สัญญาและใบเสนอราคามักมีลำดับเลขหลายระดับ ตาราง และหัวข้อตัวหนา แนะนำให้บันทึกสำเนาแยกไว้ใน Word ก่อน แล้วใช้การแปลทั้งเอกสารกับสำเนา โดยเก็บต้นฉบับไว้เปรียบเทียบ สำหรับข้อกำหนดบางข้อสามารถใช้การแปลเฉพาะส่วนเพื่อตรวจทีละย่อหน้า แถบด้านข้างรองรับการดูต้นฉบับและคำแปลแยกตามย่อหน้า และสามารถคืนค่าย่อหน้านั้นได้หากไม่พอใจ

TopCopilot พยายามรักษารูปแบบ เช่น โครงสร้างตาราง ลำดับชั้นของรายการ และการอ้างอิงโยงไว้ให้มากที่สุด แต่ยังต้องตรวจสอบศัพท์ทางกฎหมายและจำนวนเงินด้วยตนเอง เนื่องจากลักษณะของ AI จึงไม่สามารถรับประกันได้ว่าคำแปลจะตรงกับต้นฉบับทุกคำ โปรดให้ทีมธุรกิจหรือทีมกฎหมายตรวจสอบก่อนลงนามหรือส่งออกภายนอก

คู่มือหลายภาษาต้องการให้ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่น และข้อมูลจำเพาะแปลเหมือนกัน เมื่อคุณดูแลรายการต้นฉบับ / คำแปลใน «อภิธานศัพท์» และเปิดใช้งานแล้ว การแปลทั้งเอกสารหรือเฉพาะส่วนจะนำไปใช้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความคลาดเคลื่อนของชื่อแปลของ SKU เดียวกันในแต่ละเวอร์ชันภาษา

คู่มือยาวสามารถแบ่งเป็นบทได้ โดยให้แต่ละบทเป็นส่วนแยกใน Word แล้วใช้การแปลเฉพาะส่วนกับบทปัจจุบัน หรือแปลทั้งเอกสารแยกตามบทแล้วรวมเป็นเอกสารแยกสำหรับแต่ละภาษา เพื่อส่งพิมพ์หรืออัปโหลดไปยังพอร์ทัลลูกค้า

ก่อนส่งออกภายนอก แนะนำให้ตรวจสอบว่าตารางเยื้องหรือไม่ ลำดับเลขต่อเนื่องหรือไม่ และสกุลเงินกับหน่วยแปลผิดหรือไม่ การเปรียบเทียบทีละย่อหน้าในแถบด้านข้างช่วยให้พบย่อหน้าที่ไม่ได้แปลได้อย่างรวดเร็ว หากเพียงต้องการเข้าใจข้อความที่ได้รับ สามารถใช้ «แปลข้อความที่เลือก» เพื่ออ่านคำแปลในแถบด้านข้างโดยไม่แก้ไขเนื้อหาเอกสาร

ใบเสนอราคาและรายการสินค้ามักจัดส่งในรูปแบบ Excel โดยคอลัมน์สูตร (ราคาต่อหน่วย×จำนวน จำนวนเงินรวมภาษี) และรูปแบบตัวเลข (ตัวคั่นหลักพัน วันที่) ต้องไม่ถูกเขียนทับพร้อมคำแปล ดูวิธีการจัดการ ขั้นตอนการดำเนินการ และการแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบบ่อยได้ใน «วิธีแปลตาราง Excel เป็นภาษาอังกฤษแบบกลุ่มพร้อมรักษาสูตรและรูปแบบ»