情境

外貿從業人員

在 Word 中翻譯合約、報價單與產品說明書，直接寫回原處並盡量保留表格與編號；價格表、SKU 表可在 Excel 中進行整張工作表翻譯。也可用 AI 填寫自動產生報價單空白欄位的內容。

外貿文件多在 Word 中起草與修訂：合約、報價、說明書往往含有表格、編號與粗體條款。TopCopilot 在文件內進行全文或選取範圍翻譯並直接寫回原處，盡量保留版面配置，減少複製到網頁翻譯再貼回所造成的格式遺失。

商務函件與報價說明

常見做法是在 Word 中用中文寫好內文與重點，再對需要對外寄送的段落進行選取範圍翻譯，或對整封信函進行全文翻譯。譯後可對照原文逐段核對，確認後再複製到電子郵件或即時通訊工具傳送。

若需統一商務語氣，可在 Word 選單「AI 助手」→「自訂 Prompt」中啟用預設（例如「譯成正式商務英語，稱呼用 Dear」），進行全文或選取範圍翻譯時會一併傳送至模型。複雜潤飾也可用側邊欄「AI 對話」多輪修改後再寫入文件。

合約、報價單常含多層級編號、表格與粗體標題。建議先在 Word 中另存一份副本，對副本使用全文翻譯，原件留作對照；對個別條款可用選取範圍翻譯逐段核對，側邊欄支援逐段查看原文與譯文，不滿意可還原該段。

TopCopilot 盡量保留表格結構、清單層級與交互參照等格式，但仍需人工核對法律用語與數字金額。因 AI 特性，譯文無法保證與原文逐字對應，簽署或對外傳送前請由業務或法務複核。

多語說明書要求產品名稱、型號、參數的譯法一致。在「術語表」中維護原文 / 譯文詞條並啟用後，全文或選取範圍翻譯會自動套用，減少同一 SKU 在不同語言版本中的譯名差異。

長篇說明書可拆成章節：每章在 Word 中各自成段，用選取範圍翻譯處理目前章節，或分章節進行全文翻譯後，合併為各語言版本的獨立文件，再交付印刷或上傳客戶入口網站。

對外傳送前建議檢查：表格是否錯位、編號是否連續、幣別與單位是否誤譯。側邊欄逐段對照可快速發現漏譯段落；若只需理解對方來信，可用「選字翻譯」閱讀側邊欄譯文，而不更動正文。

報價單、產品清單常以 Excel 提供，公式欄（單價×數量、含稅金額）與數字格式（千分位、日期）不能隨譯文一起被改寫。具體處理方式、操作步驟與常見錯誤排除請見《Excel 表格如何批次翻譯成英文，並保留公式和格式？》。