Fachkräfte im Außenhandel

Üblicherweise werden der Haupttext und die wichtigsten Punkte in Word auf Chinesisch verfasst, anschließend werden die für externe Empfänger bestimmten Absätze als Auswahl oder das gesamte Schreiben übersetzt. Nach der Übersetzung können Sie die Absätze einzeln mit dem Original abgleichen, nach der Prüfung in Ihr E-Mail-Programm oder einen Messenger kopieren und versenden.

Für einen einheitlichen Geschäftston können Sie im Word-Menü „AI-Assistent“→„Benutzerdefinierter Prompt“ eine Vorgabe aktivieren (zum Beispiel „In formelles Geschäftsenglisch übersetzen, als Anrede Dear verwenden“), diese wird bei der Übersetzung des gesamten Textes oder einer Auswahl an das Modell mitgesendet. Für anspruchsvollere sprachliche Überarbeitungen können Sie den Text auch in der Seitenleiste „AI-Chat“ in mehreren Dialogrunden bearbeiten und anschließend ins Dokument einfügen.

Verträge und Angebote enthalten häufig mehrstufige Nummerierungen, Tabellen und fett formatierte Überschriften. Speichern Sie zunächst eine Kopie in Word und übersetzen Sie diese vollständig, das Original bleibt zum Vergleich erhalten; einzelne Klauseln können Sie per Auswahlübersetzung Absatz für Absatz prüfen, in der Seitenleiste lassen sich Original und Übersetzung absatzweise anzeigen, bei Bedarf können Sie den jeweiligen Absatz wiederherstellen.

TopCopilot behält Formatierungen wie Tabellenstrukturen, Listenebenen und Querverweise möglichst bei, dennoch müssen juristische Fachbegriffe und Geldbeträge manuell geprüft werden. Aufgrund der Eigenschaften von AI kann eine wortgetreue Übereinstimmung zwischen Übersetzung und Original nicht garantiert werden, lassen Sie den Text vor der Unterzeichnung oder dem externen Versand von der zuständigen Fach- oder Rechtsabteilung prüfen.

Mehrsprachige Bedienungsanleitungen erfordern einheitliche Übersetzungen von Produktnamen, Modellbezeichnungen und technischen Daten. Wenn Sie im „Glossar“ Einträge für Ausgangstext / Übersetzung pflegen und das Glossar aktivieren, werden diese bei der Übersetzung des gesamten Dokuments oder einer Auswahl automatisch angewendet. So werden abweichende Übersetzungen für dieselbe SKU in verschiedenen Sprachversionen reduziert.

Lange Bedienungsanleitungen lassen sich in Kapitel aufteilen: Legen Sie jedes Kapitel in Word als eigenen Abschnitt an und übersetzen Sie das aktuelle Kapitel über die Auswahlübersetzung. Alternativ können Sie die Kapitel einzeln vollständig übersetzen und anschließend für jede Sprache zu einem eigenständigen Dokument zusammenführen, das Sie zum Druck weitergeben oder im Kundenportal hochladen.

Vor dem externen Versand sollten Sie prüfen: Sind Tabellen verschoben, ist die Nummerierung lückenlos, wurden Währungen und Einheiten korrekt übersetzt. Durch den absatzweisen Vergleich in der Seitenleiste lassen sich unübersetzte Absätze schnell erkennen; wenn Sie ein eingehendes Schreiben lediglich verstehen möchten, können Sie mit „Markierten Text übersetzen“ die Übersetzung in der Seitenleiste lesen, ohne den Dokumenttext zu verändern.

Angebote und Produktlisten werden häufig in Excel bereitgestellt. Formelspalten (Einzelpreis×Menge, Betrag inklusive Steuern) und Zahlenformate (Tausendertrennzeichen, Datum) dürfen bei der Übersetzung nicht verändert werden. Konkrete Vorgehensweisen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Hilfe bei häufigen Fehlern finden Sie unter „Wie lassen sich Excel-Tabellen stapelweise ins Englische übersetzen und dabei Formeln und Formatierungen beibehalten?“.