العاملون في التجارة الخارجية

من الممارسات الشائعة كتابة متن الرسالة والنقاط الرئيسية بالصينية في Word، ثم استخدام ترجمة النص المحدد للفقرات المطلوب إرسالها إلى جهات خارجية، أو ترجمة الرسالة كاملة. بعد الترجمة، يمكن مراجعتها فقرةً فقرةً بمقارنتها بالأصل، ثم نسخها إلى البريد الإلكتروني أو أداة المراسلة الفورية وإرسالها بعد التأكد من صحتها.

لتوحيد الأسلوب التجاري، يمكن تفعيل إعداد مسبق من قائمة Word عبر «مساعد AI»→«Prompt مخصص»(مثل «ترجم إلى الإنجليزية بأسلوب تجاري رسمي، واستخدم Dear في التحية»)، ليُرسل إلى النموذج مع النص عند ترجمة النص الكامل أو النص المحدد. وللتحسينات اللغوية المعقدة، يمكن أيضًا استخدام «دردشة AI» في الشريط الجانبي لإجراء تعديلات على عدة جولات قبل إدراج النص في المستند.

غالبًا ما تتضمن العقود وعروض الأسعار ترقيمًا متعدد المستويات وجداول وعناوين بخط عريض. يُنصح بحفظ نسخة منفصلة أولًا في Word، ثم ترجمة النسخة كاملة مع الاحتفاظ بالأصل للمقارنة؛ ولمراجعة بنود بعينها، يمكن استخدام ترجمة النص المحدد فقرةً فقرةً، ويتيح الشريط الجانبي عرض الأصل والترجمة لكل فقرة، مع إمكانية استعادة الفقرة الأصلية إذا لم تكن الترجمة مرضية.

يحافظ TopCopilot قدر الإمكان على التنسيق مثل بنية الجداول ومستويات القوائم والمراجع المتقاطعة، لكن تظل المراجعة البشرية للمصطلحات القانونية والأرقام والمبالغ المالية ضرورية. ونظرًا لطبيعة AI، لا يمكن ضمان تطابق الترجمة مع الأصل كلمةً بكلمة، لذا يُرجى إخضاعها لمراجعة فريق الأعمال أو الشؤون القانونية قبل التوقيع أو إرسالها إلى جهات خارجية.

تتطلب أدلة الاستخدام متعددة اللغات توحيد ترجمة أسماء المنتجات والطرازات والمواصفات. بعد إضافة مدخلات النص الأصلي / الترجمة إلى «مسرد المصطلحات» وتفعيله، تُطبَّق تلقائيًا عند ترجمة المستند بالكامل أو النص المحدد، مما يقلل تفاوت ترجمة اسم المنتج ذي رمز SKU نفسه بين الإصدارات اللغوية المختلفة.

يمكن تقسيم أدلة الاستخدام الطويلة إلى فصول: ضع كل فصل في قسم مستقل داخل Word، واستخدم ترجمة النص المحدد لمعالجة الفصل الحالي، أو ترجم كل فصل بالكامل ثم اجمع الفصول في مستند مستقل لكل لغة، وسلّم المستندات للطباعة أو ارفعها إلى بوابة العملاء.

يُنصح بالتحقق قبل الإرسال إلى جهات خارجية: هل اختلّت محاذاة الجداول، وهل الترقيم متسلسل، وهل تُرجمت العملات والوحدات خطأً. تتيح المقارنة فقرةً بفقرة في الشريط الجانبي اكتشاف الفقرات غير المترجمة بسرعة؛ وإذا كنت تحتاج فقط إلى فهم رسالة واردة، فيمكنك استخدام «ترجمة النص المحدد» لقراءة الترجمة في الشريط الجانبي دون تعديل متن المستند.

غالبًا ما تُقدَّم عروض الأسعار وقوائم المنتجات بصيغة Excel، ويجب ألا تتغير أعمدة الصيغ الحسابية(سعر الوحدة×الكمية، المبلغ شامل الضريبة) وتنسيقات الأرقام(فواصل الآلاف، التواريخ) أثناء الترجمة. للاطلاع على طرق المعالجة وخطوات التنفيذ واستكشاف الأخطاء الشائعة وإصلاحها، راجع 《كيفية ترجمة جداول Excel إلى الإنجليزية دفعة واحدة مع الحفاظ على الصيغ والتنسيق؟》.