收到整份外文 Word 或 WPS 文档时，很多人习惯全选复制到 DeepL、谷歌翻译等网页工具，再把译文粘回文档。标题层级、表格边框、编号列表、加粗条款往往在这一来一回中全部错位——排版比翻译本身更费时间。
TopCopilot 的全文翻译直接在 Word / WPS 文字里完成整篇处理：译文按段写回正文，不必离开文档，也不必在浏览器与 Office 之间来回切换。
什么是「全文翻译」
全文翻译面向整篇稿件：侧栏一次性处理文档各段，译文自动写回 Word 正文，同时按段显示原文与译文对照。适合合同成稿、说明书通读、项目材料一次性出中文版等需要「整份对照」的场景。
与把纯文本丢给外部翻译器不同，TopCopilot 在文档内逐段处理并写回，表格和标题不必译完再手工重排。
四步上手
在 Word 或 WPS 文字中，按以下步骤即可开始：
- 另存副本：建议先复制一份文档，原件留作对照。
- 在菜单栏点击「AI 助手」，打开侧栏 → 点击「全文翻译」 → 选择目标语言 → 点击「开始翻译」。
- 译文逐段写回正文；过程中可暂停或继续。
- 侧栏按段显示原文 / 译文；若某段不满意，可恢复该段为原文后重新处理。
为什么能在 Word 内保持格式
网页翻译拿到的是「纯文本」；粘回 Word 时，表格、编号、加粗都要靠人工重排。TopCopilot 走的是另一条路：在 Word 文档对象模型（COM）里按段落读写，译文写回原来的段落位置，而不是导出再导入。无论检索词是 Word 原格式翻译、Word 保持格式翻译、Word 保留格式翻译，还是 Word 保持排版翻译、Word 保留排版翻译，诉求都是同一类：版式与结构尽量留在原处。
具体来看，插件在后台大致经历这几步：
1. 段落级扫描，而非全文纯文本导出
点击「开始翻译」后，插件通过 Word / WPS 的段落接口（Paragraphs）逐段枚举文档。长文档的扫描在后台分片进行，避免侧栏卡顿。空段落直接跳过，侧栏仍按段显示进度。
2. 掩码：不该译的先「抠出来」
每段写入模型前，插件会扫描段内超链接、交叉引用、脚注引用、公式（含 MathType / WPS 公式）、嵌入对象等不宜直译的元素，替换为占位标记再送译。模型只处理可译文字；写回时按占位符把原元素填回对应位置。这样链接地址、题注编号、公式本体不会被误译或打乱。
3. 分批请求，逐段写回
需要翻译的段落会按批组装（单批最多约 10 段、合计约 1.8 万字），送给大语言模型；每批返回后立即写回对应段落，并滚动到当前段，你可以边看边校对。过程中可暂停、继续或取消；取消时会中止未完成的批次。
4. 两种写回路径
普通段落：在段落 Range 内替换文字，Word 会尽量沿用该段首个字符的字体、字号、加粗等样式。含掩码元素的段落：译文拆成多段「间隙文本」，分别填入保留元素之间的空隙（间隙写回），避免一次 put_Text 整段覆盖把域代码或公式冲掉。
5. 智能跳过无意义段落
仅含公式、仅含保留域、或没有可译正文的段落不会送入模型（避免把 =SUM(A1:A10) 之类内容送去「翻译」）。侧栏会把这些段标为已处理，进度条仍连续。
6. 按段恢复原文
翻译开始前会为每段保存掩码快照。侧栏点「恢复该段」时，插件按快照把该段还原为翻译前状态——含域、公式在内的保留元素一并恢复，而不只是替换可见文字。
术语表与自定义 Prompt 在送译阶段注入：启用的词条和预设会随段落文本一并送入模型，全文翻译与选区翻译共用同一套管线。
表格、编号列表、加粗和标题样式通常能随段落一起保留。成稿前对照侧栏原文通读一遍，专名与数字核对一眼——专业文稿的常规收尾，对外发送更踏实。
WPS 文字：同一套能力
TopCopilot 一个安装包同时支持 Microsoft Word 2016+ 与 WPS 文字 2023+。在 WPS 菜单栏同样可以找到「AI 助手」，侧栏操作与 Word 一致——WPS 全文翻译、WPS 保持格式翻译与 Word 侧能力对齐，无需另学一套流程。
全文、选区、快速：三种模式怎么选
Word 内不只有全文翻译。根据任务粒度，可以在侧栏切换模式：
| 模式 | 何时用 | 是否写回正文 |
|---|---|---|
| 全文翻译 | 整份稿件成稿、通读对照 | 自动逐段写回 |
| 选区翻译 | 只改某一章、某几条条款，适合逐段核对 | 自动写回选区 |
| 划词翻译 | 先读懂对方来函，暂不改动正文 | 默认不写回，可选手动写入 |
长说明书可以按章拆分：每章用选区翻译单独处理；若需整份通读对照，再用全文翻译一次完成。
进阶：让译文更稳、更一致
- 术语表：在「AI 助手」→「术语表」中维护公司名、产品名、SKU 等固定译法，全文或选区翻译时自动套用。实操见《术语表：专有名词译名始终保持一致》。
- 自定义 Prompt：例如启用「译成正式商务英语，称呼用 Dear」，全文翻译时会一并送入模型，统一商务语气。
- 副本 + 对照：对合同、报价单建议始终在副本上操作，原件保留；侧栏按段对照可快速发现漏译或格式异常。
典型使用场景
全文翻译在以下办公场景中尤为常见：
- 合同与协议、报价说明
- 产品说明书与技术文档
- 客户邮件与函件归档
- 会议材料、项目汇报
- 跨境业务文件的中英文版本制作
还想了解选区翻译？
本篇聚焦 Word / WPS 文字的全文翻译。若你只需改某一章、某几条条款，可看《Word / WPS 只翻译选中部分，并保持格式》；若主要处理 Excel 表格，可看《Excel / WPS 整表翻译：整张表在原文档里译完，并保持格式》。
