商务函件与报价说明
常见做法是在 Word 中用中文写好正文与要点，再对需要外发的段落做选区翻译，或整封信函做全文翻译。译后可对照原文逐段核对，确认后再复制到邮箱或即时通讯工具发送。
若需统一商务语气，可在 Word 菜单「AI 翻译」→「自定义 Prompt」中启用预设（例如「译成正式商务英语，称呼用 Dear」），全文或选区翻译时会一并送入模型。复杂润色也可用侧栏「AI 对话」多轮修改后再写入文档。
场景
外贸从业者
在 Word 中翻译合同、报价单与产品说明书，原地写回并尽量保留表格与编号，减少粘回网页后的排版修复。
外贸文档多在 Word 中起草与修订：合同、报价、说明书往往带表格、编号与加粗条款。TopCopilot 在文档内全文或选区翻译并原地写回，尽量保留版式，减少复制到网页翻译再粘回带来的格式丢失。
合同与报价单
合同、报价单常含多级编号、表格与加粗标题。建议先在 Word 中另存一份副本，对副本使用全文翻译，原件留作对照；对个别条款可用选区翻译逐段核对，侧栏支持按段查看原文与译文，不满意可恢复该段。
TopCopilot 尽量保留表格结构、列表层级与交叉引用等格式，但仍需人工核对法律用语与数字金额。因 AI 特性，译文不能保证与原文逐字对应，签署或对外发送前请由业务或法务复核。
产品说明书
多语种说明书要求产品名、型号、参数译法一致。在「个人词库」中维护原文 / 译文词条并启用后，全文或选区翻译会自动套用，减少同一 SKU 在不同语言版本中的译名漂移。
长说明书可拆成章节：每章在 Word 中单独成段，用选区翻译处理当前章节，或分章节全文翻译后合并为各语言版本的独立文档，再交付印刷或上传客户门户。
与客户沟通前的自检
对外发送前建议检查：表格是否错位、编号是否连续、币种与单位是否误译。侧栏按段对照可快速发现漏译段落；若仅需理解对方来函，可用「快速翻译」阅读侧栏译文而不改动正文。
