先说结论：先看扩展名，再选写回方式。要文档翻译保持格式，就在 Word / WPS 里按段写回；要文件翻译保持格式且还要继续合计，就在 Excel 里按格写回并跳过公式。PDF、截图不是同一种任务，不要硬套「整篇文档」流程。
按文件类型怎么选
| 你手里的文件 | 推荐路径 | 不要用的做法 |
|---|---|---|
| .docx / WPS 文字 | Word 翻译插件侧栏全文翻译；无 Windows 则上传到在线翻译 | 整篇复制进聊天框再粘回 |
| .xlsx / WPS 表格 | Excel 翻译插件侧栏整表翻译；或Excel 表格在线翻译 | 用聊天 AI 译完再贴单元格（公式易坏） |
| 表格式 PDF（报价、流水） | 先PDF 转 Excel，再整表翻译 | 当成长 Word 去「全文翻译」 |
| 扫描件、截图、包装照 | 要看懂字：图片翻译出译图；要进表：图片转 Excel | 把图当文档上传进 docx 翻译页 |
| 网页（不是本地文件） | 网页翻译插件双语对照 | 另存网页当 Word 再译（目录和脚本会乱） |
合同、说明书、论文属于Word 文档翻译；SKU、报价、库存属于Excel 文件翻译。两者都能尽量保留原有格式，但读写单位不同：一段对一段，一格对一格。
Word 文档翻译：在原文件里按段写回
适合要发出去的成稿：标题层级、列表编号、表格边框还要能改。TopCopilot 在 Word / WPS 文字侧栏做Word 全文翻译，也就是Word 保持格式翻译、Word 保留格式翻译这类需求对应的操作：译文按段原地写回，超链接和公式先掩码保护。
- 安装 Windows 安装包，打开 Word，菜单栏「AI 助手」登录。
- 另存副本再译，原件留作对照。
- 侧栏选「全文翻译」，选目标语言，点「开始翻译」。
- 不满意的段落可单独恢复、重译；专有名词放进术语表。
只改某一章用选区翻译；先读懂、暂不改正文用划词翻译。分步说明见怎样用 AI 翻译一篇 Word 文件与Word / WPS 全文翻译。没有 Windows 时，把 .docx 传到在线翻译（单文件一般不超过 20MB、约 200 页）。
Excel 文件翻译：按格写回，公式列不动
报价单、SKU、对账单要Excel 文件翻译时，关键不是「译得像人」，而是合计列还能用。插件做整表翻译：文本格译完写回原坐标，公式格与纯数字格跳过，实现Excel 保持格式翻译和Excel 翻译保留公式。
操作入口同样是「AI 助手」→「整表翻译」。只译某几列用选区翻译。详见什么 AI 能直接翻译 Excel、Excel / WPS 整表翻译。Mac / 手机可上传 .xlsx 到Excel 表格在线翻译。
PDF、截图：先分清「要表」还是「要图」
拿到的若是 PDF，不要当成 Word 去整篇排版翻译。TopCopilot 不会把 PDF 当成长文档去全文写回——版式引擎和 Word 不是同一套。按目的拆：
- 要可编辑表格：供应商 PDF、银行流水 → PDF 转 Excel，再整表翻译。
- 只要看懂图上的字：说明书截图、包装、菜单 → 截图翻译或拍照翻译，输出是译图。
- 本来是 Word 另存成 PDF：有 .docx 源文件就直接做 Word 文档翻译。
- 只有 PDF、没有源文件：先到官方工具转成 .docx，再在 Word 里用 TopCopilot 全文翻译。普通合同、说明书可用 SmallPDF PDF 转 Word；双栏、公式、论文可试 MinerU。转完先在 Word 里通读版式，再翻译。转换效果因文件而异，TopCopilot 与这两家无合作关系。
这类 .docx 不是在 Word 里原生排出来的：转换时常带出文本框、分栏错位、样式冗余。译文按段替换后，版面可能比转换当时更乱——这不是翻译写回的故障，而是转出来的文件本身就不稳定。译前先整理一遍，或改用选区翻译分段处理。
插件写回 vs 网页上传
| Windows 插件 | 网页上传 | |
|---|---|---|
| 系统 | Windows + Office 2016+ / WPS 2023+ | 浏览器（含 Mac、手机） |
| 写回 | 原文档 / 原工作簿内 | 下载译后文件 |
| 长文档、术语表 | 分段处理、术语表与 Prompt | 有体积与页数上限，复杂版式建议插件 |
| 入口 | 官方下载 | docx / xlsx |
合同、法律、财务类内容译完请自行复核。插件只处理文档翻译与格式，不构成法律或合规意见。
常见问题
Q：文档翻译和文件翻译有什么区别？
A：说法并不严。文档翻译多指 Word / WPS 成稿；文件翻译还覆盖 Excel、PDF、截图。先看扩展名再选工具。
Q：文档翻译怎么保持格式？
A：Word 用全文翻译按段写回，标题和表格一般能留住；Excel 用整表翻译按格写回，公式列跳过。这样文档翻译保持格式、文件翻译保持格式才站得住，而不是粘回来再手工排。
Q：PDF 文件翻译怎么做？
A：没有源文件时，先到 SmallPDF 或 MinerU 官方转成 .docx，再翻译。转出来的不是原生 Word 排版，替换译文后版面变乱，一般是转换文件本身不稳定，不是翻译故障。
Q：没有 Windows 怎么办？
A：浏览器上传 docx / xlsx。长期处理带目录的大文档或要继续用公式的表，仍建议 Windows 插件。
