先说结论：「怎样译」取决于你要的是快读一遍，还是要在原文档里出可发送的成稿。临时看懂几段，复制到网页 AI 最快；要保留标题、编号、表格边框，最好在 Word 内按段落写回——也就是Word 全文翻译或Word 保持格式翻译这类能力要解决的问题。
三种常见做法，怎么选
| 方法 | 适合谁 | 优点 | 局限 |
|---|---|---|---|
| Word 内置翻译 审阅 → 翻译 | 偶尔译几段、文档较短 | 不用装插件 | 长文档易失败；复杂排版、目录交叉引用易乱；常需一段段选 |
| 网页 AI / 在线翻译 | Mac、手机；纯文字、无版式要求 | 打开浏览器即可 | 复制粘贴后表格、列表、加粗常要手工重排 |
| TopCopilot 插件 AI 助手侧栏 | 合同、说明书、论文等要整篇成稿 | 译文原地写回；支持术语表；百页级可分段处理 | 需 Windows + Word 2016+ 或 WPS 文字 2023+ |
Word 内置翻译用不了、长文档提示「无法访问服务」时，可先按排障指南查网络与文档体积；若仍要整篇Word 全文保持格式翻译，插件侧栏通常是更稳的路径。
推荐：在 Word 里用 AI 全文翻译（四步）
以下以 TopCopilot 为例——菜单栏「AI 助手」打开侧栏，在文档内完成Word 全文翻译，译文按段写回，尽量保留原有格式（亦称Word 保留格式翻译、Word 保持排版翻译）。
- 安装并登录：从官网下载 Windows 安装包，安装后打开 Word，菜单栏出现「AI 助手」。首次使用登录 TopCopilot 账号。
- 另存副本：建议复制一份文档再译，原件留作对照——合同、报价单尤其建议如此。
- 点击「AI 助手」 → 侧栏选「全文翻译」 → 选择目标语言 → 点「开始翻译」。插件按段落扫描文档，分批送给大模型，每批返回后立即写回对应段落；过程中可暂停、继续或取消。
- 侧栏按段显示原文与译文。某段不满意可「恢复该段」再重译；专有名词可在「术语表」里固定译法后重新处理相关段落。
技术要点（为何能保持格式）：插件在 Word 文档对象模型里按段落读写，而不是导出纯文本。超链接、交叉引用、脚注、公式等会先掩码保护，译完再填回原位；普通段落则在原 Range 内替换文字，尽量沿用该段字体与加粗。更细的掩码与写回机制见《Word / WPS 全文翻译》专题。
不全文译：选区与划词怎么用
整篇文档不必每次都走全文模式。按任务粒度在侧栏切换：
| 模式 | 何时用 | 是否写回正文 |
|---|---|---|
| 全文翻译 | 整份合同、说明书一次性出中文版 | 自动逐段写回 |
| 选区翻译 | 只改某一章、某几条条款（Word 选区翻译） | 自动写回选区 |
| 划词翻译 | 先读懂对方来函，暂不改动正文（Word 划词翻译） | 默认对照阅读，可选手动写入 |
文档里的图片要不要一起译
说明书插图、报告截图里常有外文标注。TopCopilot 在全文翻译文字结束后，若检测到文档内图片，侧栏会提示是否继续图片翻译——逐张生成译图并替换原图，不必导出再手工贴回。详见《Word / Excel 图片翻译》。
WPS 文字可以吗
可以。TopCopilot 同一安装包支持 Microsoft Word 2016+ 与 WPS 文字 2023+，菜单栏同样有「AI 助手」，WPS 全文翻译、WPS 保持格式翻译与 Word 侧能力对齐。
让译文更稳的两条建议
- 术语表：公司名、产品名、SKU 在「术语表」里维护「原文 → 译文」，全文或选区翻译时自动套用。见术语表配置教程。
- 自定义 Prompt：例如「译成正式商务英语，称呼用 Dear」，全文翻译时一并送入模型，统一语气。
常见问题
Q：怎样用 AI 翻译一篇 Word 文件？
A：短段落可用 Word 审阅→翻译；要快读可用网页 AI；要整篇成稿且尽量保持格式，推荐安装 TopCopilot，侧栏选「全文翻译」在文档内按段写回。
Q：AI 翻译 Word 能保持格式吗？
A：复制到网页再粘回很难。插件在 Word 内做Word 保持格式翻译，掩码保护链接与公式，译文写回原段落，表格与标题样式通常能保留。
Q：没有 Windows 怎么办？
A：可用在线翻译在浏览器里处理纯文本；Mac、手机均可。带复杂版式的大文档仍建议 Windows + 插件在原文档内译完。
Q：和 Word 内置翻译比，AI 插件强在哪？
A：内置翻译长文档易失败、常需手动分段；插件支持百页级分段处理、术语表与 Prompt，并尽量保留交叉引用。对比实测见《TopCopilot vs Word 内置翻译》。
