Word の対訳でレイアウトを保つには：実例ウォークスルー

はじめに

貿易、法律、学術の現場では、文書翻訳は日常の仕事です。従来は翻訳ソフトへコピーするか、Word 標準の翻訳を使います。どちらにも共通の問題があります。翻訳結果を文書へ直接書き戻せない。元の書式とレイアウトも保てません。

この実例で使う Word アドイン、TopCopilot AIは、その問題のために作られています。書き戻しは 2 種類です。

直訳モード（Translation）：訳文で原文を置き換えます。最終稿だけ必要なときに向きます
対訳モード（Bilingual）：原文を残し、訳文を下に挿入します。両方を照合するときに向きます

この記事で見るのは対訳モードです。Word で文書全体を開き、Start を一度押すだけです。表、チェックボックス、画像を含む全文が一度に訳され、訳文は対訳として元の文書へ入ります。表の枠、チェックボックス、画像、フォントとサイズはそのまま残り、段落ごとに選んだり、複数ファイルに分けたりする必要はありません。

アドインは主要な 14 以上の言語の相互翻訳に対応しています。以下は、簡体字中国語を英語に翻訳する例です。

1. どんな文書に対訳が必要か

動画で使っているのは、実際の貿易書類です。原産地証明書申請書（Certificate of Origin Application Form）。この種の文書には次の特徴があります。

専門用語が多い：FORM A、FORM B、CO、FOB、CONSIGNEE、SHIPPER などの貿易用語
レイアウトが複雑：表、チェックボックス、画像、署名欄などが混在する
対訳が必要：双方が同じ内容を照合できる

手作業なら少なくとも 30～60 分かかります。従来の翻訳ソフトは速い一方、レイアウトが丸ごと失われやすく、対訳にも対応しません。後片付けの方が時間を取ります。

2. 操作：文書を開いてから翻訳完了まで

手順 1：文書を開き、AI Assistant を起動する

図1：元の中国語文書

翻訳する Word 文書を開くと、上部のメニューに "AI Assistant" タブがあります。クリックすると、右側に AI Assistant パネルが開きます。

パネル上部の表示：

Full document（文書全体の翻訳）
Target language: English（翻訳先言語：英語）

手順 2：翻訳の設定

図2：翻訳設定パネル

クリックして "Advanced" 詳細設定を開くと、中心になる設定が 2 つあります。

WRITE-BACK（書き戻し）

Translation：直訳。訳文が原文を置き換える
Bilingual：対訳。原文を残し、訳文を下に挿入する

TRANSLATION STYLE（訳文のスタイル）

Translation font：訳文のフォント（既定は Times New Roman）
Translation size：訳文のサイズ（既定は原文に合わせる）
Translation bold：訳文の太さ（既定は原文に合わせる）
Translation color：訳文の色（既定色 / カスタム色）

図3：訳文スタイルの詳細

これらの設定で、訳文は原文と見た目で区別でき、文書全体の体裁と読みやすさは保たれます。

手順 3：翻訳を開始する

図4：文書をスキャン中

クリックして "Start" を押すと、アドインはまず文書構造をスキャンします。パネルには次のように出ます。

Scanning the document...

Don't edit the document during translation, or write-back may miss.

重要：翻訳中は文書を編集しないでください。書き戻し位置がずれることがあります。

手順 4：進行状況

図5：翻訳開始

スキャンが終わると翻訳が始まります。パネルの表示：

75 paragraph. Starting...

Translating...

この文書は 75 段落で、まとめて 1 回で処理します。下の進捗（10/75 → 35/75 → 60/75）は経過を見せるだけです。Start は一度だけです。段落ごとに選ぶ必要も、ファイルを分ける必要もありません。

図6：進捗 13%

翻訳が 75 段落中 10（13%） まで進むと、文書にはすでに対訳が出ています。

中国語の見出しの下に、青い訳文が入りました "Application for Certificate of Origin"
申請者の行の下に入ったのは "Applicant (seal):"
宣言の行の下に入ったのは "The applicant solemnly declares:"

右のパネルは各段落を Src/Tr で示し、品質をその場で確認できます。

図7：進捗 47%

翻訳が 75 段落中 35（47%） まで進むと、表の翻訳も始まります。

「船名と航海」→ "Vessel Name and Voyage Number"
「輸送経路」→ "Transport Route"
「輸入者」→ "Importer (CONSIGNEE)"
「輸出者」→ "Exporter (SHIPPER)"
「荷印」→ "MARK"

注意：文書内の画像（飛行機の絵など）はそのまま残り、翻訳でも上書きでも消えません。

図8：進捗 80%

翻訳が 75 段落中 60（80%） まで進むと、大半は終わっています。表の「送付先」「担当者」「電話」「費用」などにも英語訳が付いています。

手順 5：翻訳完了

図9：翻訳完了

わずか 14.8 秒で、75 段落すべてが終わりました。パネルの表示：

Translation finished — 75 paragraph shown, 14.8s

Done

文書の下部に通知が出ます。

"Bilingual text was inserted in this document"（対訳テキストをこの文書に挿入しました）
"This document can be translated images"（この文書にはまだ翻訳できる画像があります）。必要なら、続けて画像を翻訳できます

手順 6：対訳の結果を見る

図10：対訳モード

翻訳が終わると、パネルに "Display" 表示の切り替えがあります。

Bilingual（対訳）：原文と訳文を同時に表示
Original（原文）：原文だけを表示

対訳モードでは、中国語と英語が同時に見えます。

中国語の原文は黒のまま
英語の訳文は青
書式、表、チェックボックスはすべて残る

手順 7：原文表示に切り替える

図11：原文モード

クリックして "Original" を押すと、文書は中国語だけに戻り、英語の訳文は隠れます。中国語だけを印刷したいときに便利です。訳文を消す必要はなく、表示を切り替えるだけです。

右のパネルには照合記録が残り、いつでも対訳に戻せます。

手順 8：訳文の色を指定する

図12：カスタム色の設定

既定の青が合わないときは、 TRANSLATION STYLE で Translation color を "Custom color"。

図13：カラーピッカー

色の見本をクリックすると、カラーピッカーが開きます。使えるのは次のとおりです。

パレット：グラデーションで選べる
RGB 入力：数値で指定する（例 R:165, G:52, B:3）
16 進数：#A53403 などの形式

図14：カスタム色の結果

カスタム色（たとえば赤茶色）を選ぶと、文書中の英語訳はすぐにその色へ変わります。言語を区別したいときや、ブランドカラーに合わせたいときに便利です。

3. できること

機能	内容
全文翻訳	文書全体を一度に翻訳。段落ごとに選んだりファイルを分けたりしない（この実例は 75 段落）
対訳表示	原文を残し、訳文を下に挿入。中英を段落ごとに照合
書式の維持	表、チェックボックス、画像、フォントとサイズなど、元のレイアウトをそのまま残す
進行状況	パーセントと段落数を表示
訳文のスタイル	フォント、サイズ、太さ、色を指定できる
表示の切り替え	対訳と原文をワンクリックで切り替え
表	表の中の文字も正しく翻訳できる
画像を保持	文書内の画像は壊れない
速度	この文書は 75 段落、833 語。全体で 14.8 秒

4. 向いている人

貿易実務担当者：製品説明書、契約、通関書類などの貿易文書
法律実務の方：法律文書や契約条項の対訳
研究者：論文や文献の翻訳と対照読み
翻訳会社：効率を上げ、書式を揃える
企業の管理部門：社内文書の多言語版を作る

5. 使うときの注意

翻訳前にバックアップ：原文は壊れませんが、先に副本を保存してください
翻訳中は編集しない：書き戻し位置のずれを避ける
専門用語を確認：終わったあと、重要な用語は人が見る
Glossary を使う：決まった用語集があるなら、先に読み込んで表記を揃える
画像翻訳：翻訳が必要な画像があるときは、「Translate images」を使う

6. まとめ

毎日 Word に向かう人にとって、役に立つ点は具体的です。元の文書の中で翻訳し、構造をできる限り保ち、対訳で照合できる。全体を組み直さなくてよい。

向いている場合：

手元にあるのが本物の Word（.docx） ファイルである（貿易書類、契約、SOP、社内資料など）。
必要なのが 対訳での確認、または訳文は欲しいが表、チェックボックス、スタイルを手で作り直したくない。
下書きを急ぐ。今回の実例はおよそ 75 段落 / 833 語、14.8 秒。

向いていない場合：

必要なのが 認証訳 / 法廷提出用 の訳文。AI の下書きに人が手を入れるなら使えます。AI だけで納品するのは向きません。
ファイルが PDF から Word へ変換した 結果で、レイアウトがすでに崩れている（重なったテキストボックス、壊れたスタイル、ページに貼り付けたように見える文字）。先に少し整えるか、翻訳後に目で確認する時間を取ってください。アドインは今の構造を保とうとしますが、悪い PDF 変換をきれいなレイアウトへ自動修復はしません。

要するに、送付時も書式が必要なネイティブの Office 文書向けです。認証訳と、PDF から Word にした崩れた版面には限度があります。事前にバックアップし、途中で編集せず、重要な用語は人が見てください。