Cara mempertahankan tata letak dalam terjemahan dwibahasa Word: panduan praktik

Pendahuluan

Dalam perdagangan luar negeri, hukum, dan kerja akademik, menerjemahkan dokumen adalah bagian dari pekerjaan sehari-hari. Cara yang biasa adalah salin dan tempel ke alat terjemahan, atau memakai penerjemah bawaan Word. Keduanya memiliki satu masalah yang sama: terjemahan tidak dapat ditulis kembali ke dalam dokumen, dan hasil itu juga tidak dapat mempertahankan pemformatan serta tata letak asli.

Add-in Word dalam panduan ini —TopCopilot AI, dibuat untuk masalah itu. Add-in ini menawarkan dua mode tulis balik:

Mode langsung (Translation): mengganti teks asli dengan terjemahan, bila Anda hanya membutuhkan teks akhir
Mode perbandingan dwibahasa (Bilingual): mempertahankan teks asli dan menyisipkan terjemahan di bawah, bila Anda perlu memeriksa kedua bahasa

Panduan ini berfokus pada mode perbandingan dwibahasa — buka seluruh dokumen di Word dan klik Start sekali. Teks lengkap, termasuk tabel, kotak centang, dan gambar, diterjemahkan dalam satu kali proses, dan terjemahan disisipkan di bawah teks asli. Bingkai tabel, kotak centang, gambar, font, dan ukuran tetap seperti semula, tanpa perlu memilih paragraf satu per satu atau memecah file.

Add-in ini menerjemahkan antara 14+ bahasa utama. Contoh di bawah menerjemahkan bahasa Mandarin Sederhana ke bahasa Inggris.

1. Kapan Anda memerlukannya: dokumen mana yang perlu terjemahan dwibahasa?

Video ini memakai dokumen perdagangan yang nyata —Formulir Permohonan Sertifikat Asal. Dokumen semacam ini memiliki beberapa ciri:

Banyak istilah khusus: istilah dagang seperti FORM A, FORM B, CO, FOB, CONSIGNEE, dan SHIPPER
Tata letak yang rumit: tabel, kotak centang, gambar, blok tanda tangan, dan lainnya
Perlu tampilan dwibahasa: agar kedua belah pihak dapat memeriksa isi yang sama

Menerjemahkan dokumen semacam ini secara manual membutuhkan setidaknya 30-60 menit. Alat terjemahan tradisional lebih cepat, tetapi tata letak mudah hilang sepenuhnya, tampilan dwibahasa tidak didukung, dan merapikannya sesudahnya justru lebih lama.

2. Panduan: dari membuka dokumen sampai terjemahan selesai

Langkah 1: Buka dokumen dan mulai AI Assistant

Gambar 1: dokumen bahasa Mandarin asli

Setelah Anda membuka dokumen Word yang ingin diterjemahkan, bilah menu atas menampilkan "AI Assistant" tab. Klik, dan panel AI Assistant terbuka di sisi kanan.

Bagian atas panel menampilkan:

Full document (mode dokumen penuh)
Target language: English (bahasa target: bahasa Inggris)

Langkah 2: Atur opsi terjemahan

Gambar 2: pengaturan terjemahan

Klik "Advanced" untuk membuka pengaturan lanjutan. Dua area utama muncul:

WRITE-BACK (mode tulis balik)

Translation: mode langsung; terjemahan mengganti teks asli
Bilingual: mode perbandingan dwibahasa; teks asli tetap, dan terjemahan disisipkan di bawah

TRANSLATION STYLE (gaya terjemahan)

Translation font: font terjemahan (Times New Roman secara default)
Translation size: ukuran terjemahan (mengikuti teks asli secara default)
Translation bold: ketebalan terjemahan (mengikuti teks asli secara default)
Translation color: warna terjemahan (warna default / warna kustom)

Gambar 3: gaya terjemahan secara rinci

Pengaturan ini membuat terjemahan tampak berbeda dari teks asli, sambil menjaga dokumen tetap profesional dan mudah dibaca.

Langkah 3: Mulai terjemahan

Gambar 4: memindai dokumen

Klik "Start" . Add-in terlebih dahulu memindai struktur dokumen. Panel kemudian menampilkan:

Scanning the document...

Don't edit the document during translation, or write-back may miss.

Penting: jangan mengedit dokumen saat sedang diterjemahkan, atau tulis balik bisa masuk ke tempat yang salah.

Langkah 4: Progres waktu nyata

Gambar 5: terjemahan dimulai

Setelah pemindaian, terjemahan dimulai. Panel menampilkan:

75 paragraph. Starting...

Translating...

Dokumen ini memiliki 75 paragraf dan dikirim sebagai satu dokumen utuh. Progres di bawah (10/75 → 35/75 → 60/75) hanya membuat prosesnya terlihat. Anda klik Start sekali; Anda tidak memilih paragraf satu per satu, dan Anda tidak memecah file.

Gambar 6: progres terjemahan 13%

Ketika terjemahan mencapai paragraf 10 dari 75 (13%) , teks dwibahasa sudah masuk ke dalam dokumen:

Terjemahan biru disisipkan di bawah judul bahasa Mandarin "Application for Certificate of Origin"
Di bawah baris pemohon, add-in menyisipkan "Applicant (seal):"
Di bawah baris pernyataan, add-in menyisipkan "The applicant solemnly declares:"

Panel di sisi kanan menampilkan setiap paragraf sebagai Src/Tr, sehingga Anda dapat memeriksa kualitas selagi proses berjalan.

Gambar 7: progres terjemahan 47%

Ketika terjemahan mencapai paragraf 35 dari 75 (47%) , tabel dalam dokumen juga mulai diterjemahkan:

"Nama kapal dan pelayaran" → "Vessel Name and Voyage Number"
"Rute pengangkutan" → "Transport Route"
"Importir" → "Importer (CONSIGNEE)"
"Eksportir" → "Exporter (SHIPPER)"
"Marka pengiriman" → "MARK"

Catatan: gambar dalam dokumen (seperti gambar pesawat) tetap ada. Gambar itu tidak diterjemahkan atau ditutupi.

Gambar 8: progres terjemahan 80%

Ketika terjemahan mencapai paragraf 60 dari 75 (80%) , sebagian besar isi sudah selesai. Bidang tabel seperti alamat kirim, kontak, telepon, dan biaya sudah memiliki terjemahan bahasa Inggris.

Langkah 5: Terjemahan selesai

Gambar 9: terjemahan selesai

Dalam waktu 14.8 detik, seluruh 75 paragraf sudah diterjemahkan. Panel menampilkan:

Translation finished — 75 paragraph shown, 14.8s

Done

Pemberitahuan muncul di bagian bawah dokumen:

"Bilingual text was inserted in this document" (teks dwibahasa telah disisipkan di dokumen ini)
"This document can be translated images" (dokumen ini masih memiliki gambar yang dapat diterjemahkan). Anda dapat menerjemahkan gambar itu sebagai langkah lanjut jika perlu

Langkah 6: Tinjau hasil dwibahasa

Gambar 10: mode perbandingan dwibahasa

Ketika terjemahan selesai, panel menyediakan "Display" pengalihan tampilan:

Bilingual (dwibahasa): menampilkan teks asli dan terjemahan bersama
Original (asli): menampilkan teks asli saja

Dalam mode perbandingan dwibahasa, dokumen menampilkan bahasa Mandarin dan bahasa Inggris bersama-sama:

teks asli bahasa Mandarin tetap hitam
terjemahan bahasa Inggris berwarna biru
pemformatan, tabel, dan kotak centang semuanya tetap

Langkah 7: Beralih ke tampilan asli

Gambar 11: mode asli

Klik "Original" . Dokumen kembali ke bahasa Mandarin saja, dan terjemahan bahasa Inggris disembunyikan. Ini berguna bila Anda perlu mencetak salinan bahasa Mandarin saja: Anda tidak menghapus terjemahan, Anda hanya mengganti tampilan.

Panel di sisi kanan masih menyimpan setiap pasangan, dan Anda dapat kembali ke dwibahasa kapan saja.

Langkah 8: Pilih warna terjemahan kustom

Gambar 12: pengaturan warna kustom

Jika Anda tidak menyukai terjemahan biru default, buka TRANSLATION STYLE dan ubah Translation color menjadi "Custom color".

Gambar 13: alat pilih warna

Klik blok warna dan alat pilih warna penuh terbuka. Alat itu mendukung:

Palet: palet gradasi yang visual
Angka RGB: kendali warna yang tepat (misalnya R:165, G:52, B:3)
Warna heksadesimal: bentuk seperti #A53403

Gambar 14: warna kustom yang diterapkan

Setelah Anda memilih warna kustom (misalnya cokelat kemerahan), terjemahan bahasa Inggris dalam dokumen langsung diperbarui. Ini membantu bila Anda perlu memisahkan versi bahasa atau mencocokkan warna merek.

3. Apa yang dilakukan

Fitur	Rincian
Terjemahan seluruh halaman	Menerjemahkan seluruh dokumen sekaligus, tanpa perlu memilih paragraf satu per satu atau memecah file (demo ini memiliki 75 paragraf)
Perbandingan dwibahasa	Mempertahankan teks asli dan menyisipkan terjemahan di bawah, paragraf demi paragraf dalam bahasa Mandarin dan bahasa Inggris
Pemeliharaan format	Mempertahankan tata letak yang ada, termasuk tabel, kotak centang, gambar, font, dan ukuran
Progres waktu nyata	Menampilkan persentase dan jumlah paragraf
Gaya terjemahan	Font, ukuran, ketebalan, dan warna dapat disesuaikan
Pengalih tampilan	Satu klik antara dwibahasa dan asli
Tabel	Teks di dalam tabel juga diterjemahkan dengan benar
Gambar tetap ada	Gambar dalam dokumen tidak rusak
Kecepatan	Dokumen ini, 75 paragraf dan 833 kata, membutuhkan 14.8 detik untuk seluruh naskah

4. Untuk siapa ini

Profesional Perdagangan Internasional: manual produk, kontrak, formulir bea cukai, dan dokumen dagang lain
Profesional hukum: pemeriksaan dwibahasa untuk dokumen hukum dan klausul kontrak
Peneliti akademik: menerjemahkan makalah dan literatur, serta membacanya berdampingan
Perusahaan terjemahan: terjemahan yang lebih cepat, dengan pemformatan yang tetap konsisten
Administrator perusahaan: versi multibahasa untuk dokumen internal

5. Saran praktis

Cadangkan dokumen terlebih dahulu: add-in tidak merusak teks asli, tetapi tetap simpan satu salinan
Jangan mengedit selama terjemahan: jika tidak, tulis balik bisa masuk ke tempat yang salah
Periksa istilah khusus: setelah terjemahan, tinjau sendiri istilah kunci
Gunakan Glossary: jika Anda memiliki daftar istilah tetap, impor lebih dulu agar pilihan kata tetap konsisten
Terjemahan gambar: jika dokumen memiliki gambar yang perlu diterjemahkan, gunakan "Translate images"

6. Kata penutup

Bagi orang yang setiap hari hidup di Word, bagian yang berguna itu konkret: terjemahkan di dalam dokumen asli, pertahankan struktur sebisa mungkin, dan periksa kedua bahasa, tanpa membangun ulang seluruh tata letak.

Cocok untuk:

Anda benar-benar memiliki Word（.docx） file (dokumen dagang, kontrak, SOP, materi internal, dan sebagainya).
Untuk pemeriksaan dwibahasa, atau Anda menginginkan terjemahan tanpa membangun ulang tabel, kotak centang, dan gaya secara manual.
Anda menginginkan draf dengan cepat — demo ini sekitar 75 paragraf / 833 kata, 14.8 detik.

Kurang cocok:

Untuk tersertifikasi / siap untuk pengadilan terjemahan. Draf AI ditambah tinjauan manusia dapat dipakai; menyerahkan terjemahan yang hanya dari AI tidak dapat dilakukan.
File itu adalah PDF yang dikonversi ke Word dan tata letak sering sudah berantakan (kotak teks yang tumpang tindih, gaya yang rusak, teks yang tampak ditempel di halaman). Rapikan atau sederhanakan teks asli sedikit lebih dulu, atau sisakan waktu untuk pemeriksaan visual sesudahnya. Add-in mempertahankan struktur yang diberikan, tetapi tidak akan mengubah konversi PDF yang buruk menjadi tata letak yang rapi.

Singkatnya: ini dibuat untuk file Office asli yang tetap harus mempertahankan pemformatan saat Anda mengirimkannya. Perkirakan batas pada terjemahan tersertifikasi dan pada tata letak PDF-ke-Word yang berantakan. Cadangkan lebih dulu, jangan mengedit di tengah terjemahan, dan lihat sendiri istilah kunci.