كيف تحافظ على التخطيط في ترجمة Word بالمقارنة ثنائية اللغة: شرح عملي

مقدمة

في التجارة الخارجية والقانون والعمل الأكاديمي، ترجمة المستندات جزء من العمل اليومي. الطريقة المعتادة هي النسخ واللصق في أداة ترجمة، أو استخدام مترجم Word المدمج. يجمع بينهما مشكلة واحدة:لا يمكن إعادة كتابة الترجمة في المستند، ولا يمكن معها الإبقاء على التنسيق والتخطيط الأصليين.

إضافة Word في هذا الشرح —TopCopilot AI، صُممت لهذه المشكلة. وتوفر وضعين لإعادة الكتابة:

• الوضع المباشر (Translation): يستبدل الأصل بالترجمة عندما تحتاج النص النهائي فقط
• وضع المقارنة ثنائية اللغة (Bilingual): يُبقي الأصل ويدرج الترجمة تحته عندما تحتاج إلى مراجعة اللغتين

يركز هذا الشرح علىوضع المقارنة ثنائية اللغة— افتح المستند كاملًا في Word وانقر Start مرة واحدة. يُترجم النص كاملًا، بما فيه الجداول ومربعات الاختيار والصور، في مرور واحد، وتُدرج الترجمة تحت الأصل. تبقى حدود الجداول ومربعات الاختيار والصور والخطوط والأحجام كما كانت،دون الحاجة إلى تحديد فقرة فقرة أو تقسيم الملف.

تترجم الإضافة بين 14+ من اللغات الشائعة. المثال أدناه يترجم الصينية المبسطة إلى الإنجليزية.

1. متى تحتاج إليه: أي المستندات تحتاج ترجمة ثنائية اللغة؟

يستخدم الفيديو مستندًا تجاريًا حقيقيًا —نموذج طلب شهادة المنشأ. تمتاز مستندات من هذا النوع بعدة سمات:

• الكثير من المصطلحات المتخصصة: مصطلحات تجارية مثل FORM A وFORM B وCO وFOB وCONSIGNEE وSHIPPER
• تخطيط معقد: جداول ومربعات اختيار وصور وخانات توقيع وغير ذلك
• تحتاج إلى مقارنة ثنائية اللغة: حتى يراجع الطرفان المحتوى نفسه

تستغرق ترجمة هذا النوع من المستندات يدويًا 30-60 دقيقة على الأقل. أداة الترجمة التقليدية أسرع، لكن التخطيط يُفقد بسهولة بالكامل، والمقارنة ثنائية اللغة غير مدعومة، والتنظيف بعدها يستغرق وقتًا أطول.

2. الشرح: من فتح المستند إلى اكتمال الترجمة

الخطوة 1: افتح المستند وشغّل AI Assistant

انقر للتكبير

بعد فتح مستند Word الذي تريد ترجمته، يعرض شريط القوائم العلوي "AI Assistant" بوصفه تبويبًا. انقره، فتفتح لوحة AI Assistant على اليمين.

يظهر أعلى اللوحة:

• Full document (وضع المستند الكامل)
• Target language: English (لغة الهدف: الإنجليزية)

الخطوة 2: اضبط خيارات الترجمة

انقر للتكبير

انقر "Advanced" لتوسيع الإعدادات المتقدمة. تظهر منطقتان رئيسيتان:

WRITE-BACK (وضع إعادة الكتابة)

• Translation: الوضع المباشر؛ الترجمة تستبدل الأصل
• Bilingual: وضع المقارنة ثنائية اللغة؛ يبقى الأصل وتُدرج الترجمة تحته

TRANSLATION STYLE (نمط الترجمة)

• Translation font: خط الترجمة (Times New Roman افتراضيًا)
• Translation size: حجم الترجمة (يطابق الأصل افتراضيًا)
• Translation bold: سُمك الترجمة (يطابق الأصل افتراضيًا)
• Translation color: لون الترجمة (اللون الافتراضي / لون مخصص)

انقر للتكبير

تجعل هذه الإعدادات الترجمة مميزة بصريًا عن الأصل مع إبقاء المستند مهنيًا وسهل القراءة.

الخطوة 3: ابدأ الترجمة

انقر للتكبير

انقر "Start" . تفحص الإضافة أولًا بنية المستند. ثم تعرض اللوحة:

Scanning the document...

Don't edit the document during translation, or write-back may miss.

مهم: لا تحرّر المستند أثناء الترجمة، وإلا فقد تُكتب النتيجة في موضع خاطئ.

الخطوة 4: التقدم المباشر

انقر للتكبير

بعد الفحص تبدأ الترجمة. تعرض اللوحة:

75 paragraph. Starting...

Translating...

يحتوي هذا المستند على 75 فقرة ويُرسل كمستند واحد كامل. التقدم أدناه (10/75 → 35/75 → 60/75) يجعل العمل مرئيًا فقط. تنقر Start مرة واحدة؛ لا تحدد فقرة فقرة ولا تقسم الملف.

انقر للتكبير

عندما تصل الترجمة إلى الفقرة 10 من 75 (13%) ، يكون النص ثنائي اللغة موجودًا في المستند:

• أُدرجت ترجمة زرقاء تحت العنوان الصيني "Application for Certificate of Origin"
• تحت سطر الجهة المقدمة أُدرج "Applicant (seal):"
• تحت سطر الإقرار أُدرج "The applicant solemnly declares:"

تعرض اللوحة على اليمين كل فقرة بصيغة Src/Tr، لتتحقق من الجودة أثناء التقدم.

انقر للتكبير

عندما تصل الترجمة إلى الفقرة 35 من 75 (47%) ، تبدأ جداول المستند بالترجمة أيضًا:

• «السفينة والرحلة» → "Vessel Name and Voyage Number"
• «طريق النقل» → "Transport Route"
• «المستورد» → "Importer (CONSIGNEE)"
• «المصدّر» → "Exporter (SHIPPER)"
• «علامات الشحن» → "MARK"

ملاحظة: تبقى الصور في المستند (مثل صورة الطائرة). لا تُترجم ولا تُغطى.

انقر للتكبير

عندما تصل الترجمة إلى الفقرة 60 من 75 (80%) ، يكون معظم المحتوى قد اكتمل. حقول الجدول مثل عنوان الإرسال وجهة الاتصال والهاتف والرسوم لها ترجمات إنجليزية بالفعل.

الخطوة 5: اكتملت الترجمة

انقر للتكبير

خلال 14.8 ثانية، تُترجم الفقرات الـ75 كلها. تعرض اللوحة:

Translation finished — 75 paragraph shown, 14.8s

Done

يظهر تنبيه أسفل المستند:

• "Bilingual text was inserted in this document" (أُدرج نص المقارنة ثنائية اللغة في هذا المستند)
• "This document can be translated images" (لا يزال في هذا المستند صور يمكن ترجمتها). يمكنك ترجمة تلك الصور كخطوة لاحقة إذا احتجت

الخطوة 6: راجع نتيجة المقارنة ثنائية اللغة

انقر للتكبير

عند اكتمال الترجمة توفر اللوحة "Display" لتبديل العرض:

• Bilingual (المقارنة ثنائية اللغة): تعرض الأصل والترجمة معًا
• Original (الأصل): تعرض الأصل فقط

في وضع المقارنة ثنائية اللغة يعرض المستند الصينية والإنجليزية معًا:

• يبقى الأصل الصيني باللون الأسود
• تكون الترجمة الإنجليزية زرقاء
• يبقى التنسيق والجداول ومربعات الاختيار كلها

الخطوة 7: بدّل إلى عرض الأصل

انقر للتكبير

انقر "Original" . يعود المستند إلى الصينية فقط، وتُخفى الترجمة الإنجليزية. هذا مفيد عندما تحتاج إلى طباعة نسخة صينية فقط: لا تحذف الترجمة، بل تبدّل العرض فقط.

تُبقي اللوحة على اليمين كل الأزواج، ويمكنك العودة إلى المقارنة ثنائية اللغة في أي وقت.

الخطوة 8: اختر لونًا مخصصًا للترجمة

انقر للتكبير

إذا لم يعجبك اللون الأزرق الافتراضي للترجمة، فافتح TRANSLATION STYLE وغيّر Translation color إلى "Custom color".

انقر للتكبير

انقر عينة اللون فيفتح منتقي ألوان كامل. يدعم:

• لوحة الألوان: لوحة تدرج مرئية
• قيم RGB: تحكم دقيق باللون (مثل R:165, G:52, B:3)
• لون سداسي عشري: تنسيقات مثل #A53403

انقر للتكبير

بعد اختيار لون مخصص (مثل البني المحمر) تتحدث الترجمة الإنجليزية في المستند فورًا. يفيد ذلك عند التمييز بين إصدارات اللغات أو مطابقة لون العلامة.

3. ما الذي تفعله

4. لمن هي

• العاملون في التجارة الخارجية: أدلة المنتجات والعقود ونماذج الجمارك ومستندات تجارية أخرى
• العاملون في القانون: مقارنة ثنائية اللغة للوثائق القانونية وبنود العقود
• الباحثون الأكاديميون: ترجمة الأوراق والأدبيات وقراءتها جنبًا إلى جنب
• شركات الترجمة: ترجمة أسرع مع إبقاء التنسيق متسقًا
• إداريو الشركات: نسخ متعددة اللغات للوثائق الداخلية

5. نصائح عملية

1. انسخ المستند احتياطيًا أولًا: لا تفسد الإضافة الأصل، لكن احفظ نسخة على أي حال
2. لا تحرّر أثناء الترجمة: وإلا فقد تُكتب النتيجة في موضع خاطئ
3. راجع المصطلحات المتخصصة: بعد الترجمة راجع المصطلحات المهمة بنفسك
4. استخدم Glossary: إذا كان لديك مسرد ثابت، فاستورده أولًا لتبقى الصياغة متسقة
5. ترجمة الصور: إذا كان في المستند صور تحتاج إلى ترجمة، فاستخدم «Translate images»

6. الخاتمة

لمن يعيشون داخل Word كل يوم، الفائدة محددة:أن تترجم داخل المستند الأصلي، وأن تحافظ على البنية حيث أمكن، وأن تراجع اللغتين، دون إعادة بناء التخطيط كله.

يناسب:

• لديك فعلًا Word（.docx） ملف حقيقي (مستندات تجارية وعقود وإجراءات تشغيل ومواد داخلية وغير ذلك).
• من أجل مقارنة ثنائية اللغة، أو تريد ترجمة دون إعادة بناء الجداول ومربعات الاختيار والأنماط يدويًا.
• تريد مسودة بسرعة — استغرق هذا العرض نحو 75 فقرة / 833 كلمة، 14.8 ثانية.

لا يناسب:

• من أجل ترجمة معتمدة / جاهزة للمحكمة. مسودة بالذكاء الاصطناعي مع مراجعة بشرية ممكنة؛ وتسليم ترجمة بالذكاء الاصطناعي وحده غير ممكن.
• الملف هو PDF محوّل إلى Word ، وغالبًا ما يكون التخطيط مضطربًا أصلًا (مربعات نص متداخلة وأنماط مكسورة ونص يبدو ملصقًا على الصفحة). رتّب الأصل أو بسّطه قليلًا أولًا، أو اترك وقتًا لفحص بصري بعد الترجمة. تُبقي الإضافة البنية المعطاة لها، لكنها لن تحوّل تحويل PDF السيئ إلى تخطيط نظيف.

باختصار: هو مخصص لملفات Office الأصلية التي يجب أن تحافظ على تنسيقها عند الإرسال. توقّع حدودًا للترجمة المعتمدة ولتخطيط PDF المحوّل إلى Word إذا كان مضطربًا. انسخ احتياطيًا أولًا، ولا تحرّر في منتصف الترجمة، وراجع المصطلحات المهمة بنفسك.