真正烦人的不是写不出来，而是明明资料都在手边，还要把同一批信息塞进另一份格式完全不同的文档里。上周周报里写过的进展，新模板换了表头还得重找；邮件里已经确认过的金额，要抄进申报材料；网页上查到的备案信息，又要填进开放平台登记表。每一步都只是复制粘贴，但每一步都有贴错格的风险。
AI 填写针对的就是这种「搬运型」办公：你手里有一堆资料，Word 里有一份待填模板。插件先扫描模板里的字段位置，AI 再从资料中找对应值，一条一条列出来，并附上依据。它不是替你乱改整篇文档，而是帮你把「该填哪里」和「该填什么」先对上。
你是不是也在做这种事
汇报材料：内容差不多，模板总在变
部门周报、项目月报、客户简报，表头和顺序经常换，但「本周完成 / 下周计划 / 风险项」还是那几类内容。把上周文档或会议纪要贴进「资料」，再选中新模板里的表格区域，AI 可以先把候选内容按字段对齐，你只需要复核。
申报材料：左边表格，右边网页
政务平台、开放平台、供应商准入表常常是双屏作业：左边 Word 登记表，右边查询页或 PDF。字段名还可能中英文混着来，错一行就得重填。用选中区域限定「只填这一张表」，侧栏会告诉你资料里找到了什么、建议填到哪一行。
合同附件：正文不动，只填信息表
有些合同附件只需要填封面或「项目基本信息」「双方联系方式」，条款正文不能被改。资料来自立项邮件或旧版合同，同一批事实填进新模板的空格里，复核后逐条应用，比整段复制粘贴更可控。
实战示例：开放平台登记表 + 备案查询页
下面用一组真实截图演示完整流程（WPS 文字中操作，Word 步骤相同）。场景是《微信开放平台网站信息登记表》：左侧是待填的双语表格，右侧是工信部 ICP 备案查询页。主办单位名称、备案号、审核日期都在网页里，但要填进 Word 表格的不同位置。
第一步：资料进侧栏，选中要填的区域
在 Word / WPS 中打开登记表，先拖选需要填写的表格区域（不选也可以，默认按整篇文档扫描）。菜单栏「AI 助手」→「AI 填写」，侧栏会出现两块输入：
- 资料：把备案查询页上的文字复制进来即可，不用整理格式。示例里包含备案号「粤ICP备2026067675号」、审核通过日期、主办单位名称等。
- 填写规则（可选）：例如「日期用 YYYY-MM-DD」「备案号带 -1 后缀」「资料里没有的项留空」——这些规则控制格式和取舍，但不会让 AI 凭空造事实。
侧栏「填写区域」会显示当前是选中区域还是整篇文档。本例选中登记表约 572 字，避免扫描到文档其他无关段落。
点「开始填写」后，插件会先在本地扫描 Word 表格：每一行左侧写了什么标签、右侧是不是空白、附近有没有示例文字，都会被整理成字段列表，再和「资料」一起送给模型。也就是说，它不是把整篇 Word 或整页网页粗暴丢给 AI，而是把「字段 + 上下文 + 资料」放在一起做匹配。
第二步：建议填写 + 依据，逐条应用
扫描完成后，侧栏出现建议填写列表。本例识别出 5 项，每一项包含：
- 字段名（中英文标签，对应表格行）；
- AI 从资料里抽出的值（如 topcopilot.com、粤ICP备2026067675号-1）；
- 依据：引用资料中的原文片段，方便你核对是不是抄对了行；
- 应用 / 撤销：只有点击「应用」才会写入 Word 单元格，已应用的可以单条撤销。
截图里「Website URL」「Website license」已经应用，「Applicant name」还在等待确认。你可以先看它提取的主办单位全称，再看下面的依据是不是来自备案查询结果。确认无误再点「应用」。这就是复核式填写：AI 负责把候选值找出来，写不写进去由你决定。资料里找不到的字段会标为「资料不足」，不会编造公司名或证件号。
它省掉的不是打字，而是反复对字段
1. 本地扫描可填字段
插件通过 Word COM 遍历选区内的段落与表格，提取字段标签、必填标记、左右上下文。比如同一行左侧是「Website license」，右侧是空白单元格，AI 就知道这是一个待填字段。
2. 结构化送模，禁止编造
服务端把「资料」与字段列表一并送给大语言模型，要求只有资料中有依据时才给出可填写值；不确定的标为待复核，缺失的跳过，并返回依据摘录。这样你复核时不用重新在资料里翻来翻去。
3. 按字段写回，可单条撤销
点「应用」时，只写入对应的单元格或占位处，不碰无关段落。每条应用后都可以单独撤销，也可以撤销本次填写。
模板很长时，先选中要填的那一块
| 模式 | 何时用 |
|---|---|
| 选中区域 | 长文档里只填一张表、一节汇报（备案登记、附件信息表、周报里的某个表格） |
| 整篇文档 | 通篇都是待填空（整份申请书、整套问卷式汇报） |
和翻译、AI 对话怎么分工
判断起来很简单：如果你的目标是「把同一批事实填进不同格子」，用 AI 填写；如果是把一整段外文译成中文，用全文翻译或选区翻译；如果要改语气、压缩成三条要点，用AI 对话再写入。不要把所有任务都丢给一个入口，选对入口会稳很多。
使用注意
- AI 填写 (Beta)：对外提交汇报、备案、签约前请人工复核。
- 「资料」可以很长、很乱：上周周报、邮件线程、网页复制内容混在一起也行；填写规则里可约定日期格式、用简称还是全称。
- 复杂合并单元格、嵌套文本框的版式，建议先用选中区域缩小范围；扫不到字段时可调整选区或改用整篇模式。
- 仅 Word / WPS 文字支持；Excel 侧栏的表格填写走 Excel AI 助手另一条路径。
和综述文的关系
《把 AI 助手装进 Word、Excel 和 WPS》里对 AI 填写只有一节概述；本篇从「把已有资料填进 Word 表格字段」出发，用备案登记示例走通资料 → 扫描 → 建议 → 应用。翻译类能力见 Word 全文 / 选区专题。
