Cara terjemahan Whole sheet Excel mengekalkan formula: demonstrasi praktikal

Pengenalan

Dalam perdagangan luar, perolehan dan kewangan, keperluan terjemahan Excel tidak kurang daripada Word: butiran perolehan untuk pembekal luar negara, sebut harga untuk pelanggan, dan jadual inventori untuk ibu pejabat. Hampir setiap lembaran memerlukan bahasa Cina dan bahasa Inggeris bersama-sama.

Tetapi perangkap terjemahan jadual lebih dalam daripada dokumen: Formula, jumlah dan pemformatan tidak boleh disentuh. Salin ke perisian terjemahan lalu tampal semula merosakkan rujukan formula; terjemahan terbina dalam Excel hanya sel demi sel, kemudian lebar lajur perlu dilaras semula.

Pemalam Excel dalam demonstrasi ini —TopCopilot AI, mengendalikan seluruh lembaran sebagai satu keseluruhan. Ia menawarkan dua mod tulis balik:

• Mod terus (Translation): terjemahan menggantikan teks asal, dan seluruh lembaran menjadi bahasa Inggeris sahaja
• Mod perbandingan dwibahasa (Bilingual): teks asal kekal, dan terjemahan ditulis di bawahnya dalam sel yang sama, satu baris Cina dan satu baris Inggeris

Demonstrasi ini memfokuskan pada mod perbandingan dwibahasa — dalam Excel, klik Whole sheet sekali kemudian Start sekali, dan seluruh lembaran (57 sel dalam demonstrasi ini) diterjemah sekaligus. Nombor, jumlah dan formula kekal, dan terjemahan boleh disemak sel demi sel di sebelah kanan.

Pemalam ini menterjemah antara 14+ bahasa arus perdana. Contoh di bawah menterjemah bahasa Cina Ringkas ke bahasa Inggeris.

1. Bila anda memerlukannya: jadual manakah yang perlu terjemahan Whole sheet?

Video ini menggunakan jadual Cina yang sebenar —Butiran Perolehan 2026, dan nama lembaran kerja ialah "Order details". Jadual seperti ini tipikal:

• Banyak medan: kategori utama, kategori sekunder, produk, kuantiti, harga seunit, jumlah, status, pegawai, catatan
• Cina dan Inggeris bercampur: nama produk mengandungi iPhone 15, MacBook Air dan pengecas USB-C, dan terjemahan tidak boleh merosakkan nombor model
• Ada formula: subjumlah dan jumlah dikira oleh formula, dan terjemahan tidak boleh menyentuh nombor atau formula
• Perlu paparan dwibahasa: supaya kedua-dua pihak boleh menyemak kuantiti, jumlah dan status

Jika jadual seperti ini dikendalikan secara manual, menterjemah 57 sel dan melaras format bermula dari setengah jam. Alat terjemahan umum biasanya hanya menampal satu blok, lalu formula dan lebar lajur kembali kucar-kacir.

2. Demonstrasi: daripada membuka jadual hingga terjemahan siap

Langkah 1: Buka jadual dan mulakan AI Assistant

Klik untuk besarkan

Selepas anda membuka fail Excel, bar menu atas menunjukkan "AI Assistant" tab. Klik, dan item paling kiri pada reben ialah "Whole sheet", dan di sebelahnya ada pintu masuk seperti Selection (pilihan) dan Quick translate (terjemahan pantas).

Demonstrasi ini hanya menggunakan butang paling kiri: seluruh lembaran, sekali gus.

Langkah 2: Tetapkan pilihan terjemahan

Klik untuk besarkan

Klik "Whole sheet" dan panel AI Assistant terbuka di sebelah kanan:

• Target language: English (bahasa sasaran: bahasa Inggeris)
• Advanced (tetapan lanjutan) apabila dikembangkan memaparkan tiga kawasan:

SCOPE (skop terjemahan)

• This sheet: menterjemah lembaran kerja semasa sahaja
• All sheets: menterjemah semua lembaran kerja dalam buku kerja

WRITE-BACK (mod tulis balik)

• Translation: terjemahan terus; terjemahan menggantikan teks asal
• Bilingual: dwibahasa, teks asal kekal dan terjemahan ditulis di bawah

TRANSLATION STYLE (gaya terjemahan)

• Translation font: fon terjemahan (lalai Automatic, ikut teks asal)
• Translation size: saiz terjemahan (lalai Default, ikut teks asal)
• Translation bold: ketebalan terjemahan (lalai Match the source)
• Translation color: warna terjemahan (warna lalai / warna tersuai)

Demonstrasi ini memilih This sheet + Bilingual, dan yang lain kekal "ikut teks asal".

Langkah 3: Klik Start dan mulakan terjemahan Whole sheet

Klik untuk besarkan

pilih "Start" dan panel menunjukkan:

57 cells. Starting...

Scanning the document...

Don't edit the document during translation, or write-back may miss.

Penting: jangan edit lembaran semasa terjemahan, atau tulis balik boleh jatuh di tempat yang salah.

Daripada sari kata juga kelihatan urutan kerjanya: Imbas seluruh lembaran dan bina istilah dahulu, kemudian terjemah sel demi sel dan tulis semula. Ini penting untuk jadual: satukan istilah dahulu, supaya istilah yang sama (Office supplies) tidak menjadi Office Supplies dalam lajur A dan Office Products di tempat lain.

Langkah 4: Kemajuan masa nyata dan tulis balik dwibahasa

Klik untuk besarkan

Selepas terjemahan bermula, panel menunjukkan 20 / 57 cells (35%). Kesan dwibahasa sudah kelihatan dalam jadual —bahasa Cina dan bahasa Inggeris ditulis dalam sel yang sama:

• Produk elektronik → Electronics
• Telefon → Mobile
• Komputer → Computers
• Aksesori → Accessories
• Belum diproses → Pending
• Sedang dijalankan → In Progress
• Selesai → Completed
• Zhang Wei → Zhang Wei
• Segera → Urgent
• Stok mencukupi → In stock

Dalam sel, bahasa Cina di atas dan bahasa Inggeris di bawah.Apabila terjemahan ditulis semula, pemalam melaras tinggi baris secukupnya, supaya teks asal dan terjemahan kedua-duanya kelihatan penuh, tanpa dipotong oleh tinggi baris dan tanpa menyeret tinggi baris secara manual. Itulah sebabnya baris kelihatan lebih tinggi semasa terjemahan.

Klik untuk besarkan

Apabila sampai ke 40 / 57 cells (70%) , kawasan bekalan pejabat turut siap:

• Bekalan pejabat → Office Supplies
• Kertas → Paper
• Alat tulis → Stationery
• Bahan guna habis → Consumables
• Pen tandatangan → Signature Pen
• Kertas salinan A4 → A4 Copy Paper (kekalkan penulisan spesifikasi)
• Kartrij dakwat pencetak → Printer ink cartridge

Di penjuru kanan bawah, Pause boleh menjeda terjemahan bila-bila masa, dan Cancel boleh membatalkan tugasan ini.

Langkah 5: Terjemahan sudah siap

Klik untuk besarkan

Panel menunjukkan:

Sheet translated — 57 paragraph shown, 11.5s

Done

57 sel, seluruh lembaran perolehan, 11.5 saat semuanya selesai diterjemah.

Pada ketika ini, kesemua 9 medan pengepala menjadi dwibahasa: kategori utama / Primary Category, kategori sekunder / Secondary Category, produk / Product, kuantiti / Quantity, harga seunit / Unit Price, jumlah / Amount, status / Status, pegawai / Person in Charge, catatan / Remarks.

Kawasan makanan turut siap: Makanan → Food, Minuman → Beverages, Snek → Snacks, Kerepek kentang → Potato chips, Air mineral 500ml → Mineral water 500ml, Zhou Jie → Zhou Jie. Subjumlah dan jumlah pula diterjemah kepada Subtotal / Total.

Langkah 6: Nombor, jumlah dan formula tidak disentuh

Klik untuk besarkan

Inilah bahagian yang paling mudah rosak dalam terjemahan jadual, dan inilah yang disahkan oleh demonstrasi ini.

Pilih sel jumlah F14, dan bar formula masih menunjukkan:

=SUBTOTAL(9,F3:F13)

Sebelum dan selepas terjemahan:

• Kuantiti: 2, 1, 5, 20, 50, 4, 30, 12… kekal seperti asal
• Harga seunit: 5,999.00, 8,999.00, 99.00, 25.00… kekal seperti asal
• Jumlah: 11,998.00, 8,999.00, 21,492.00, 23,018.00… kekal seperti asal
• Jumlah keseluruhan: subjumlah 8 / 21,492.00, 74 / 1,370.00, 42 / 156.00, jumlah keseluruhan 124 / 23,018.00, semuanya terus dikira oleh formula

Maksudnya, pemalam hanya menterjemah teks, tidak mengira semula dan tidak menulis semula nombor atau formula. Nama produk juga kekal seperti penulisan asal: iPhone 15, MacBook Air, USB-C Charger (pengecas USB-C), dan A4 Copy Paper (kertas salinan A4).

Langkah 7: Semak sel demi sel di sebelah kanan

Klik untuk besarkan

Apabila terjemahan selesai, panel kanan menjadi senarai sel demi sel, dan setiap baris menunjukkan Src (teks asal) dan Tr (terjemahan), dengan tanda semak:

• Src Kerepek kentang → Tr Potato chips
• Src Sedang dijalankan → Tr In Progress
• Src Zhou Jie → Tr Zhou Jie
• Src Subjumlah makanan → Tr Food subtotal
• Src Jumlah → Tr Total

Medan penting (nama, status, catatan) boleh diimbas di sini, jauh lebih cepat daripada mencari dalam jadual. Di bahagian bawah panel juga ada Start over (mula semula) dan Cancel.

Langkah 8: Tukar tiga paparan dengan satu klik

Klik untuk besarkan

Selepas terjemahan selesai, tiga suis paparan muncul di bahagian atas panel:

• Translation: memaparkan terjemahan sahaja
• Bilingual: bahasa Cina dan bahasa Inggeris bersama-sama
• Original: memaparkan teks asal sahaja

Di sebelah kanan juga terdapat Apply to: This sheet sebagai menu lungsur skop penggunaan.

Klik untuk besarkan

pilih Translation, seluruh lembaran serta-merta menjadi bahasa Inggeris sahaja, sesuai dihantar terus kepada rakan sekerja atau pelanggan di luar negara.

Klik untuk besarkan

Pengepala, kategori, produk, status, pegawai dan catatan semuanya menjadi bahasa Inggeris, manakala nombor dan jumlah tidak bergerak.

Klik untuk besarkan

pilih Original, teks asal dan pemformatan asal dipulihkan sepenuhnya: bahasa Cina, warna, lebar lajur dan formula kembali seperti sebelum terjemahan. Apabila anda perlu mencetak versi bahasa Cina, anda tidak memadam terjemahan, anda hanya menukar paparan.

Langkah 9: Warna dan gaya terjemahan tersuai

Klik untuk besarkan

Jika anda mahu terjemahan lebih mudah dibezakan daripada teks asal, buka TRANSLATION STYLE dan tukar Translation color kepada Custom color.

Klik untuk besarkan

Pemilih warna menyokong palet, nilai RGB dan heks (contoh dalam rajah ialah R:2, G:116, B:30). Fon, saiz dan tebal juga boleh ditetapkan secara berasingan, berguna apabila anda perlu memadankan templat syarikat atau membezakan versi bahasa.

Dalam satu ayat: Terjemahan, semakan dan pulih: satu lembaran menyelesaikan semuanya.

3. Apa yang ia lakukan

4. Siapa yang sesuai

• Perdagangan luar dan perolehan: perbandingan Cina-Inggeris bagi butiran perolehan, pertanyaan harga dan jadual perbandingan pembekal
• Kewangan dan audit: arkib dwibahasa bagi laporan berformula dan senarai perbelanjaan
• Pengurusan projek: versi berbilang bahasa bagi jadual kemajuan, senarai tugas dan daftar risiko
• E-Dagang Rentas Sempadan: versi bahasa Inggeris bagi jadual data produk, inventori dan kos logistik
• Pentadbir syarikat: menjana versi dwibahasa bagi lejar dalaman dan senarai aset

5. Nasihat praktikal

1. Sandarkan fail sebelum terjemahan: pemalam tidak mengubah formula, tetapi satu salinan patut disimpan dahulu
2. Jangan edit semasa terjemahan: jika tidak, tulis balik boleh jatuh di tempat yang salah
3. Semak nama dan nilai status dengan teliti: senarai Src/Tr di sebelah kanan sesuai untuk imbasan baris demi baris
4. Sahkan skop dahulu jika ada banyak lembaran: untuk buku kerja berbilang lembaran, pilih All sheets dalam SCOPE
5. Satukan istilah dengan Glossary: padanan istilah boleh diimport lebih awal supaya seluruh lembaran konsisten

6. Penutup

Yang sukar dalam terjemahan jadual bukan "menukar bahasa Cina kepada bahasa Inggeris", tetapi lembaran masih boleh digunakan selepas ditukar: formula mesti masih boleh dikira, jumlah mesti sepadan, dan lebar lajur serta pemformatan tidak boleh runtuh.

Sesuai untuk:

• Anda mempunyai Excel asli (.xlsx)bagi lembaran seperti butiran perolehan, sebut harga, inventori dan lejar.
• Lembaran mengandungi formula, nombor dan sel digabungkan, dan anda masih perlu menggunakannya selepas terjemahan.
• Untuk semakan dwibahasa, atau versi bahasa Inggeris semata-mata tanpa membina semula jadual.
• Anda mahukan draf dengan cepat — demonstrasi ini 57 sel, 11.5 saat.

Secara ringkas: ia sesuai untuk lembaran Excel asli yang masih perlu dikira dan dihantar selepas terjemahan. Sandarkan dahulu, jangan edit lembaran di tengah jalan, dan imbas sendiri nama serta nilai status.